Bắt đầu bằng bản đồ rủi ro, không phải thùng mẫu

Hợp tác với một nhà máy bia Trung Quốc có thể giúp bạn kiểm soát chi phí tốt hơn, có điều kiện phát triển OEM hoặc ODM và nhanh chóng thâm nhập thị trường hơn. Tuy nhiên, mọi việc cũng có thể phát sinh vấn đề theo những cách rất thường gặp: mẫu thử có hương vị phù hợp nhưng lô sản xuất hàng loạt lại không đạt, thời gian giao hàng có vẻ ổn cho đến khi vật liệu bao bì bị chậm, hoặc bia được thông quan ở một thị trường nhưng lại bị giữ ở thị trường khác vì hồ sơ nhãn mác bị xem nhẹ ngay từ đầu.

Đối với các nhà quản lý dự án, công việc thực sự không chỉ là tìm nhà cung cấp. Đó là xây dựng một quy trình tìm nguồn cung có thể phát hiện vấn đề trước khi tiền bị khóa trong hàng tồn kho, cước vận chuyển và các cam kết ra mắt sản phẩm. Nếu bạn đang đánh giá một nhà máy bia Trung Quốc, đây là danh sách kiểm tra đáng sử dụng.

Kiểm tra xem nhà máy có phù hợp với loại sản phẩm của bạn hay không

Một sai lầm phổ biến là cho rằng bất kỳ nhà máy bia nào cũng có thể sản xuất ổn định mọi kiểu bia. Rủi ro sản xuất không vận hành như vậy. Một nhà máy sản xuất ổn định bia lager cổ điển với sản lượng lớn có thể không phải là đối tác phù hợp cho bia trái cây, bia không đường ít calo hoặc bia chức năng đặc biệt nếu công thức của bạn phụ thuộc vào các thành phần nhạy cảm, khả năng kiểm soát độ ngọt chính xác hoặc quy trình lọc nghiêm ngặt hơn.

Hãy yêu cầu danh sách sản phẩm phản ánh phạm vi sản xuất thực tế, không chỉ tham vọng bán hàng. Sau đó, hãy xem xét những yếu tố quan trọng đối với SKU của bạn:

• Nhà máy đã sản xuất các loại bia cùng nhóm phong cách hay chưa?
• Các quy cách đóng gói bạn yêu cầu có thuộc quy trình sản xuất thường xuyên hay chỉ là một thỏa thuận riêng lẻ?
• Nếu công thức bao gồm trái cây, chất tạo ngọt hoặc thành phần chức năng, ai chịu trách nhiệm kiểm soát việc thu mua và thử nghiệm tính tương thích?

Nếu các câu trả lời vẫn chung chung, hãy coi đó là một dấu hiệu rủi ro. Năng lực sản xuất bia thường hạn chế hơn nhiều so với giả định của nhiều người mua.

Không phê duyệt mẫu cho đến khi tiêu chuẩn phê duyệt được lập thành văn bản

Câu nói đắt giá nhất trong hoạt động tìm nguồn cung đồ uống là: “Mẫu thử đạt yêu cầu.” Đạt yêu cầu ở điểm nào? Hương vị, mùi thơm, màu sắc, độ ga, khả năng giữ bọt, độ ổn định trong thời hạn sử dụng, độ kín của mí lon, độ bền thùng carton và độ bám dính của nhãn là những hạng mục kiểm tra khác nhau, do các đội ngũ khác nhau xử lý ở các giai đoạn khác nhau.

Trước khi ký duyệt mẫu, hãy chốt đồng thời thông số kỹ thuật thương mại và thông số kỹ thuật chất lượng. Phiếu phê duyệt nội bộ của bạn nên bao gồm:

1. Kiểu bia và đặc tính cảm quan mục tiêu.
2. Quy cách đóng gói, thể tích rót và loại nắp đóng.
3. Phiên bản thiết kế và phiên bản ngôn ngữ.
4. Kỳ vọng về thời hạn sử dụng và giả định bảo quản.
5. Mã tham chiếu chính xác của mẫu mà sản xuất hàng loạt phải tuân theo.

Nếu không có những nội dung này, nhà máy có thể cho rằng mẫu chỉ chứng minh công thức, trong khi đội ngũ bán hàng của bạn lại cho rằng mẫu đã bao quát sản phẩm bán lẻ hoàn chỉnh. Khoảng cách này thường gây tranh cãi về sau, thường là khi lô hàng đã ở trên biển.

Xem việc tuân thủ nhãn mác là một hạng mục dự án riêng

Đối với bia nhập khẩu, sai sót trên nhãn là một trong những cách dễ nhất khiến bạn mất thời gian và biên lợi nhuận. Vấn đề không chỉ nằm ở việc nhà máy bia Trung Quốc có thể in đúng nội dung bạn gửi hay không. Vấn đề là hồ sơ đó có phản ánh đúng quy định của thị trường đích về tên nhóm bia, khai báo thành phần, thể hiện chất gây dị ứng, thông tin nồng độ cồn, khối lượng tịnh, thông tin nhà nhập khẩu, thiết lập mã vạch và mọi yêu cầu về định dạng ngôn ngữ hay không.

Đừng để việc này đến tuần cuối cùng mới xử lý. Hãy xây dựng một quy trình phê duyệt đơn giản:

Nếu bia được đưa vào nhiều hơn một quốc gia, đừng mặc định rằng một nhãn xuất khẩu có thể dùng cho tất cả các điểm đến. Thường thì không phải như vậy.

Đừng chỉ nhìn vào công suất nhà máy bia; hãy hỏi về sự phụ thuộc vào bao bì

Sự chậm trễ sản xuất thường bị quy cho nhà máy bia, nhưng nút thắt có thể nằm ở lon, chai thủy tinh, nắp chai, khay, thùng carton hoặc nhãn in. Bao bì tùy chỉnh là nơi lịch trình bắt đầu trượt. Bia có thể đã sẵn sàng để rót nhưng vẫn lỡ chuyến hàng vì một thành phần bao bì bị giao chậm hoặc không đạt quy cách.

Khi xem xét thời gian giao hàng, hãy chia thành các mốc thời gian riêng: xác nhận công thức, phê duyệt thiết kế bao bì, thu mua bao bì, nấu bia, ủ ổn định, chiết rót, kiểm tra và phát hành chứng từ xuất khẩu. Nếu nhà cung cấp đưa ra một tổng thời gian duy nhất mà không phân tách, bạn vẫn chưa có một lịch trình đáng tin cậy.

Điều này càng quan trọng khi bạn ra mắt sản phẩm theo mùa hoặc gắn thời điểm hàng về với các chương trình khuyến mãi bán lẻ. Việc không đáp ứng thời gian giao bia thường thực chất là việc không đáp ứng thời gian cung ứng bao bì dưới một tên gọi khác.

Làm rõ quyền sở hữu công thức, thiết kế và các thay đổi

Các dự án OEM và ODM có thể trở nên phức tạp khi sản phẩm thay đổi qua nhiều vòng mẫu. Bạn cần kiểm soát bằng văn bản lịch sử phiên bản. Công thức nào đã được phê duyệt? Mức độ ngọt nào? Nền trái cây nào? Phiên bản thiết kế lon nào? Ký hiệu trên thùng carton nào thuộc về thị trường nào?

Một danh mục tài liệu cơ bản có thể giải quyết nhiều vấn đề hơn những chuỗi email dài. Ít nhất, hãy gán mã phiên bản cho mọi hạng mục đã được phê duyệt và đảm bảo đơn đặt hàng tham chiếu đúng các mã đó. Nếu nhà máy thay đổi nguồn nguyên liệu, thành phần hương liệu hoặc cấp chất liệu bìa bao bì sau khi phê duyệt, việc đó phải kích hoạt một quy trình xem xét chính thức, không chỉ là một tin nhắn không chính thức trong nhóm trò chuyện.

Kiểm tra tính kỷ luật trong giao tiếp trước khi đặt đơn hàng thực tế đầu tiên

Các vấn đề giao tiếp hiếm khi biểu hiện dưới dạng hoàn toàn im lặng. Thường thì mọi thứ đều có vẻ tích cực cho đến khi bạn yêu cầu một ngày cụ thể, một tệp, hồ sơ lô hàng hoặc kế hoạch khắc phục. Đó là lúc chất lượng thực thi trở nên rõ ràng.

Hãy sử dụng giai đoạn thử nghiệm để đánh giá tính kỷ luật trong vận hành:

• Họ trả lời các câu hỏi kỹ thuật nhanh đến mức nào?
• Sau các cuộc họp, họ có tóm tắt rõ ràng các quyết định hay không?
• Khi một tài liệu được sửa đổi, họ có đánh dấu chính xác phiên bản mới nhất hay không?
• Khi xuất hiện rủi ro, họ có chủ động nêu ra sớm hay chỉ phản hồi sau khi bạn hỏi?

Một nhà máy bia Trung Quốc có thể có năng lực kỹ thuật tốt nhưng vẫn trở nên khó quản lý nếu việc giao tiếp dự án thiếu chặt chẽ. Đối với hoạt động kinh doanh đồ uống xuyên biên giới, đây không phải vấn đề nhỏ. Đây là vấn đề về chi phí.

Lập kế hoạch kiểm soát chất lượng dựa trên các điểm có thể xảy ra lỗi, không chỉ kiểm tra chung chung

“Chúng tôi sẽ kiểm tra trước khi giao hàng” nghe có vẻ có trách nhiệm nhưng đã quá muộn nếu vấn đề nằm ở sự sai lệch công thức hoặc bao bì không ổn định. Kiểm tra chỉ có hiệu quả khi gắn với các điểm có thể xảy ra lỗi đã biết.

Đối với hoạt động tìm nguồn cung bia, các điểm rủi ro thường bao gồm tính nhất quán của nguyên liệu, kiểm soát quá trình nấu và lên men, độ ổn định của khí carbonic, độ chính xác khi chiết rót, độ kín của mí lon hoặc nắp, độ chính xác in ấn và quy cách đóng gói cuối cùng. Kế hoạch kiểm soát cụ thể phụ thuộc vào sản phẩm, nhưng nguyên tắc giống nhau: xác định hồ sơ hoặc mẫu nào phải được kiểm tra trước khi bắt đầu giai đoạn tiếp theo.

Nếu SKU của bạn nhạy cảm hơn bia lager tiêu chuẩn, hãy siết chặt các điểm kiểm soát. Các sản phẩm bia trái cây hoặc bia đặc biệt thường cần được xem xét kỹ hơn vì cân bằng hương vị, độ đục, hiện tượng lắng hoặc cảm nhận độ ngọt có thể thay đổi dễ dàng hơn giữa mẫu và lô sản xuất đầy đủ.

Đừng coi chứng từ xuất khẩu chỉ là công việc hành chính

Vấn đề chứng từ có thể làm chậm lô hàng dễ dàng như việc tạm dừng sản xuất. Các nhà quản lý dự án cần biết những chứng từ nào thuộc quy trình nhập khẩu của mình và ai cung cấp từng loại. Danh sách này phụ thuộc vào thị trường đích, vai trò của nhà nhập khẩu, loại sản phẩm và điều kiện thương mại, vì vậy cách làm thực tế là đối chiếu danh sách yêu cầu nhập khẩu của bạn với bộ chứng từ của nhà máy trước khi kết thúc sản xuất.

Hãy kiểm tra kỹ tính nhất quán của chứng từ. Tên sản phẩm, quy cách đóng gói, số lượng, thông tin lô hàng và thông tin người gửi hàng phải thống nhất trên chứng từ thương mại, ký mã hiệu vận chuyển và hồ sơ nhãn mác. Những sai lệch nhỏ như vậy có thể khiến bạn mất nhiều ngày.

Theo dõi đồng thời số lượng đặt hàng tối thiểu và thời gian lưu kho

Chi phí mỗi đơn vị thấp có thể che giấu một quyết định tồn kho không phù hợp. Nếu số lượng đặt hàng tối thiểu cao trong khi con đường đưa sản phẩm ra thị trường vẫn chưa chắc chắn, bạn có thể giải quyết vấn đề về giá của nhà máy nhưng lại tạo ra vấn đề tiêu thụ hàng. Điều này đặc biệt đáng lưu ý đối với các SKU thương hiệu mới, hương vị ngách và các đợt ra mắt tại nhiều thị trường, nơi nhu cầu có thể phân bổ không đồng đều.

Hãy chạy mô hình đơn hàng dựa trên thời gian tiêu thụ thực tế, không phải kế hoạch ra mắt lạc quan. Bia không chỉ là một mặt hàng trên kệ; kỳ vọng về độ tươi và tốc độ luân chuyển theo kênh đều rất quan trọng. Một dự án có vẻ hiệu quả trên đơn đặt hàng có thể trở nên tốn kém khi các khoản giảm giá, lưu kho và lô hàng thay thế được tính vào.

Đánh giá quy trình xử lý vấn đề, không chỉ phần giới thiệu của nhà máy

Hầu hết nhà cung cấp đều có thể trình bày tốt về thiết bị, nhóm sản phẩm và kinh nghiệm xuất khẩu. Bài kiểm tra tốt hơn lại đơn giản hơn: hãy hỏi cách sản phẩm không phù hợp được xác định, tách riêng, báo cáo và xử lý như thế nào. Hãy hỏi điều gì xảy ra nếu bao bì được giao không đúng. Ai phê duyệt sai lệch? Các quyết định tái gia công được lập hồ sơ như thế nào?

Bạn đang tìm kiếm mức độ trưởng thành của quy trình. Những câu trả lời rõ ràng thường đi kèm hồ sơ cụ thể, các điểm ra quyết định và vai trò chịu trách nhiệm được xác định. Câu trả lời mơ hồ thường có nghĩa là hệ thống thực tế phụ thuộc vào việc ứng biến.

Sử dụng đơn hàng đầu tiên theo từng giai đoạn thay vì ra mắt với toàn bộ rủi ro

Nếu nhà cung cấp vượt qua đánh giá thương mại, hãy tránh nôn nóng rút ngắn dự án đầu tiên. Một cách tiếp cận theo từng giai đoạn thường ít tốn kém hơn việc xử lý hậu quả của một đợt triển khai vội vàng. Hãy bắt đầu với một SKU, một phiên bản nhãn cho một thị trường và một quy cách bao bì mà nhà máy đã vận hành tốt. Chỉ tăng mức độ phức tạp sau khi quy trình đã chứng minh được tính ổn định.

Trình tự đặt hàng đầu tiên hiệu quả nhất thường là: xác nhận sự phù hợp giữa nhà máy và sản phẩm, chốt mẫu cùng thông số kỹ thuật, phê duyệt hồ sơ nhãn mác, cố định thời gian cung ứng bao bì, thống nhất yêu cầu chứng từ, sau đó đặt đơn hàng sản xuất với các tài liệu tham chiếu được kiểm soát theo phiên bản. Trình tự này giúp phát hiện hầu hết các lỗi có thể tránh trước khi chúng trở thành vấn đề về chi phí sau khi hàng đến nơi.

Khi tìm nguồn cung từ một nhà máy bia Trung Quốc, lợi ích lớn nhất không đến từ việc ép mức báo giá thấp nhất. Lợi ích đến từ việc giảm những biến động có thể tránh được. Nếu bạn khiến dự án dễ kiểm soát hơn, mối quan hệ cung ứng thường cũng dễ mở rộng hơn.